UNIDAD 3 PRESUPUESTOS

     

 

Unidad 3 PRESUPUESTOS

1.    Conceptos y terminología del sistema presupuestal.

2.    Control Presupuestal.

3.    Presupuestos de Ventas, Producción y Caja

 

3.1. Conceptos y terminología del sistema presupuestal.

¿Qué es la planeación financiera?

La planeación financiera es el proceso mediante el que se decide cómo se utilizarán los recursos de una organización o empresa para alcanzar los objetivos planteados con anterioridad.

Los resultados obtenidos por una empresa no pueden ser cuantificados como favorables o desfavorables si no existió previamente un objetivo, es decir, la planeación del logro que se quiere alcanzar o la definición de los objetivos hacia los cuales se conducen las actividades por medio de la denominada planeación estratégica, la cual proporciona las directrices, metas, prioridades, opciones y tareas a realizar.

Por lo tanto, la planeación estratégica se realiza con la finalidad de establecer cómo se aplicarán los recursos con que cuenta la empresa y orientar las estrategias y las políticas hacia el logro de los objetivos. Tendrá que concretizarlos por medio del presupuesto, permitiendo medir numéricamente la viabilidad de dichas estrategias, políticas y procedimientos.

Para lo anterior, es fundamental implementar un sistema de control presupuestal que consiste en un conjunto de procedimientos y recursos que, usados adecuadamente y con habilidad, permiten a la administración planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de maximizar sus utilidades con los mínimos recursos y esfuerzos.

 

Conceptos del sistema presupuestal

Consiste en la planeación de las actividades propias de un negocio, requeridas para su adecuado funcionamiento y cumplimiento de sus objetivos.

La importancia de la contabilidad administrativa en el proceso de toma de decisiones, en la planeación y en el control. Así los presupuestos son una herramienta administrativa para proyectar y controlar las operaciones.

No se puede controlar lo que no se ha planeado, por lo que se afirma que no se puede controlar algo que no está previamente establecido por medio de la planeación, siendo una condición que para que exista el control tiene que existir la planeación.

La planeación y el control son la clave de una buena administración y los presupuestos son utilizados como parámetros de medición del desempeño, comparando lo estimado con el desempeño real.

Toda entidad económica debe establecer con exactitud cuál es su meta y los medios para alcanzarla estableciendo planes a corto plazo, normalmente a un año por medio del presupuestos maestro, el cual resume todas las actividades de la empresa e incluye un conjunto estructurado de programas de operación y estados financieros proyectados detallados.

Los presupuestos son esquemas detallados en los que se establece la forma de trabajar en cada una de las áreas funcionales de la empresa, por ejemplo, ventas, producción, compras, etc., facilitando el control al establecer parámetros que permiten medir su eficiencia.

 

Clasificación de los tipos de presupuestos.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN SU FLEXIBILIDAD

RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOS

Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

FLEXIBLES O VARIABLES

Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

 CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN

A CORTO PLAZO

Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

A LARGO PLAZO

En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA

DE OPERACIÓN O ECONÓMICOS

Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre éstos podrían incluirse: Ventas, Producción, Compras, Uso de Materiales, Mano de Obra, Gastos Operacionales.

FINANCIEROS

Incluyen él cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido como de erogaciones capitalizables.

Presupuesto de Tesorería

Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización u otros.

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables

Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN

PRESUPUESTOS DEL SECTOR PÚBLICO

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.

PRESUPUESTOS DEL SECTOR PRIVADO

Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales.

Importancia del sistema presupuestal para la toma de decisiones.

El presupuesto surge como herramienta moderna del planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.

 

Objetivo de los presupuestos.

Como se puede apreciar, el presupuesto es fundamental en el proceso de planeación y tiene entre otros, los siguientes objetivos:

1. Ser un instrumento de apoyo para el cumplimiento de los objetivos, por medio del presupuesto se establece lo que se pretende lograr, así como los medios para alcanzarlo.

2. Ser un medio para predecir, controlar y evaluar el desempeño futuro, presente y pasado. Los presupuestos significan guías de acción y medios de control para evaluar el desempeño.

3. Ser una herramienta de apoyo para la optimización de recursos, ante las restricciones de recursos de toda índole, materiales, humanos, financieros, etc. Las empresas se ven obligadas a planear el aprovechamiento óptimo de los mismos.

4. Ser un medio de evaluación de lo planeado con lo realmente logrado, permitiendo a su vez implementar medidas correctivas ante los escenarios económicos actuales, llenos de incertidumbre. El cumplimiento de planes es cada vez más difícil, pero por medio del presupuesto se está en posibilidad de corregir el rumbo al percatarse del no cumplimiento de lo planeado.

5. Ser un indicador de riesgos y de oportunidades, por medio del presupuesto se puede instrumentar un plan con todos los elementos que pueden afectar la buena marcha de los negocios, como son la competencia, los clientes, proveedores, planes de ventas, compras, producción, etcétera.

6. Ser un instrumento de guía para el buen funcionamiento interno, el establecimiento de controles internos se facilita con la implementación de un sistema presupuestal.

 

Enliste ventajas de los Presupuestos

Los presupuestos, como ya se describió, son de mucha importancia en las etapas de planeación y control en las empresas, así como en el proceso de toma de decisiones. De manera tajante se podría asegurar que en esta época de incertidumbre una empresa, que no planea está destinada al fracaso.

1. Motivan a la alta gerencia por medio de la delegación de autoridad para que defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.

2. Propician que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización.

3. Incrementan la participación de los diferentes niveles de la organización.

4. Se mantienen los archivos de datos históricos al día.

5. Facilitan a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos.

6. Con el fin de alcanzar los objetivos predeterminados se ejercita la creatividad y criterio profesional para el mejoramiento de la empresa.

7. Se lleva un control administrativo adecuado realizando un autoanálisis periódico.

8. Racionalizan de forma óptima los insumos.

Enliste desventajas de los presupuestos.

1. Están basados en estimaciones; esta limitación obliga a que la administración trate de utilizar determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se reduzca al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos que estemos manejando. En épocas como las actuales, de inmensa incertidumbre, donde las variables económicas, políticas y sociales están constantemente en movimiento, el escenario de planeación es un tanto incierto y poco viable de predecir.

2. Debe ser flexible, ya que requiere de adecuaciones conforme a los cambios de importancia que surjan; esto significa que es una herramienta dinámica, pues si surge algún inconveniente que la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra manera se perdería su sentido.

3. El elemento humano debe estar convencido de su utilidad y que ellos serán los principales beneficiados. Principalmente la alta gerencia, ya que de ellos depende en gran medida el éxito o el fracaso de la implementación y funcionamiento del sistema presupuestal.

4. Toma tiempo y costo prepararlos, no se deben esperar resultados demasiado pronto, e implican costos. La predeterminación de los elementos que se requieren para su buen funcionamiento es un proceso laborioso, y en muchos de los casos, incluso tedioso.

 

Describa las características de los presupuestos.

a.    De formulación

A)   Adaptación a la empresa. La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos; esto es, la adopción de un sistema de control presupuestario no puede hacerse siguiendo un patrón determinado, aplicable a todo tipo de empresas; además el presupuestos no es sólo simple estimación, su implantación requiere del estudio minucioso, sobre bases científicas ( en ciertos casos), de sus operaciones pasadas de la compañía en que se desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de las operaciones futuras.

B)   Planeación, coordinación y control de funciones. Quien deba formular un presupuesto tiene por lo tanto que partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se llevara a cabo formalmente, los planes no se realizarán en el momento en que se presenta alguna situación favorable o desfavorable. No deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido para lograrlo, es imprescindible coordinar y controlar todas las funciones que conducirán a alcanzar dicho objetivo.

 

b.    De aplicación

A)   Elasticidad y criterio. Las contantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presión a que actualmente se ven sometidas las empresas, debido a la competencia, obligan a los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos relativamente breves, de ahí que sea preciso que los presupuestos sean aplicados con elasticidad y criterio, debiendo éstos aceptar cambios en el mismo sentido en que varíen las ventas, la producción, las necesidades, el ciclo económico, etc. 

 

c.    De presentación

A)   De acuerdo con las normas contables y económicas. Los presupuestos si se utilizan como herramienta de la Administración (pública o privada), tiene como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las normas contables y económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.), y de acuerdo con la estructuración contable.

 

3.2. Control Presupuestal.

¿Qué es el control presupuestal?

El control presupuestario puede definirse como el conjunto de herramientas, mecanismos y acciones que facilitan el seguimiento del presupuesto con el que cuenta una organización. Este seguimiento es necesario para controlar las cuentas de ingresos y gastos. A su vez formula políticas, comparar los resultados actuales con los presupuestados, adopta medidas correctivas y remediales (si es posible) o revisar los presupuestos (si es necesario), y atribuye responsabilidades cuando no se logra el objetivo.

¿Cuál es el objetivo del control presupuestario?

Uno de sus objetivos es facilitar la verificación de las metas contables y si se están cumpliendo durante el período en curso. Otro objetivo es que permite hacer el monitoreo del estado real de las finanzas, ayudando a establecer medidas y ajustes a tiempo, de forma previsiva.

¿Cuál es la importancia del control presupuestario?

La importancia de tener un presupuesto para el control de las finanzas. El presupuesto es la principal herramienta que les permite a las personas saber cuáles son sus ingresos y gastos en un tiempo determinado, y conocer cuánto puede destinar al ahorro. Su objetivo es prevenir y corregir errores financieros.

¿Cuáles son los elementos que integran el control presupuestal?

Planeación Estratégica, Presupuesto, Evaluación del Presupuesto, Control y Evaluación y Presupuesto de Efectivo.

¿Cuáles son las ventajas del control presupuestario?

Control de la contabilidad, hace más eficiente la gestión, facilita la organización de la empresa, permite anticipar problemas, ayuda a fijar metas realistas y analice la información de los ejercicios anteriores.

3.3. Presupuestos de Ventas, Producción y Caja

Concepto de presupuestos de ventas y su fórmula.

El primer presupuesto que se elabora es el de ventas, y partimos para determinarlo del pronóstico de ventas (20,000 unidades), es decir, es lo que se planea vender en el siguiente periodo. También se proyecta a qué precio se va a vender ($60.00).

Para llevar a cabo el pronóstico de ventas y la determinación del precio, se hace un análisis de los factores que pueden influir en las ventas para el periodo presupuestal; éstos pueden ser factores económicos, como la inflación, el tipo de cambio, la tasa de interés, la política monetaria, la política salarial, las tasas de crecimiento esperado, factores de mercado, la demanda, la oferta, el tipo de mercado, etcétera.

Observe detenidamente el proceso para llevarlo a cabo.

Presupuesto

1. Ventas Unidades presupuestadas 20,000

Por: precio de venta $60.00 c/u

=Ventas en valores ($) $1, 200,000.00

 

Concepto de presupuestos de producción y su fórmula.

Para presupuestar la producción, que son las unidades que la empresa tiene que fabricar, se tiene que tomar en cuenta las unidades que se van a vender pero también las unidades en existencia. Es decir, las unidades que del periodo anterior ya se tenían, y es conveniente manejar un margen de seguridad por cualquier contingencia del nominado inventario final.

Para determinar la producción del siguiente periodo se requiere el inventario inicial (1,000 unidades) y final (1,500 unidades) de artículos terminados:

                      Unidades requeridas (ventas)    20,000 uds.

Más: Inventario Final Artículos Terminados       1,500 uds.

Igual a:                         Unidades necesarias   21,500 uds.

Menos: Inventario inicial Artículos Terminados  1,000 uds.

Igual a:                           Producción                 20,500 uds.

 

Concepto de presupuesto de consumo y compra de materiales y su fórmula.

Presupuesto del requerimiento de materia prima (consumo)

Para elaborar este presupuesto y determinar cuánto se requiere de materia prima “plástico” y “acero”, se consideran los datos de la hoja de costo estándar y el requerimiento de producción:

Costo unitario estándar (es el costo que debe ser):

Materia prima:

Plástico 3 kg a $3.50 c/u                  $10.50

Acero 2 kg a $4.00 c/u                     $8.00

Mano de obra:

75 minutos a $4.00 cada hora         $5.00

Cargos indirectos:

75 minutos a $5.00 cada hora         $6.25

                                               Total $29.75

Presupuesto de compras de materiales

Para determinar la compra de materia prima del siguiente periodo, se requiere el inventario inicial de materia prima plástica (350 kg), materia prima metálica (400 kg 80l) y final de materia plástica (500 kg), materia prima metálica (800 kg), así como la materia requerida en unidades para la producción determinada en el presupuesto anterior.

 

Importancia del presupuesto de caja y conceptos que lo integran.

Presupuesto de efectivo o flujo de efectivo. Es una de las herramientas que se utilizan en la planeación a corto plazo, y es el documento en el cual se reflejan las entradas y salidas de efectivo que tendrá una empresa en un lapso, determinando los excedentes y en su caso las faltantes de efectivo; estando en posibilidad de planear las fuentes de financiamiento o las fuentes de inversión. No hay que olvidar que una de las tareas de la gerencia de una empresa es el control de los recursos a corto plazo.

Para llevar a cabo este presupuesto vamos a emplear tres cédulas. La primera reflejará las entradas en efectivo del periodo presupuestado. La segunda, todas las salidas en efectivo.

En la tercera se determinará el nuevo rubro de efectivo, caja o bancos del balance general presupuestado (pro forma). Para mayor claridad analice el siguiente ejemplo:

La compañía Electronics, S. A. solicita que elabore su presupuesto de flujo de efectivo para 2023 para lo cual le proporciona la siguiente información.

El 40% de las ventas son a crédito y el resto al contado; las ventas a crédito se cobran al final del siguiente trimestre a la venta.

El saldo de cuentas por cobrar del último trimestre del año anterior es de $6,000.

 A los proveedores se les paga el siguiente trimestre de la compra; el saldo de cuentas por pagar del último trimestre del año anterior es de $4,000.00

3. Se compra una nueva máquina por $10,000.00, que se planea pagar el segundo trimestre (salida extraordinaria).

4. Se solicita crédito bancario por $2,000.00, que se otorgará en el segundo trimestre (entrada extraordinaria).

5. Otros gastos en efectivo (salida excepcional).

6. Otros ingresos en efectivo (entrada excepcional).

7. El ISR se pagará en el 1º y 4º trimestre, ascendiendo respectivamente a $2,400.00 por cada uno (salida norma).

8. Presupuesto de mano de obra (salida normal).

 

9. Se cuenta con un saldo mínimo de $2,000.00 y se desea mantener.

El presupuesto de flujo de efectivo se realiza bajo el siguiente procedimiento:

Cédula 1. Entradas (cobranza)

Cédula 2. Salidas (pagos por compras)

 

Cédula 3. Flujo de efectivo

 Los sobrantes se presentan en el balance como activo circulante en el renglón de inversiones temporales, y en caso de faltante se presenta en el balance como pasivo a corto plazo como créditos bancarios.