Unidad 3 PRESUPUESTOS
1.
Conceptos y terminología del sistema
presupuestal.
2.
Control Presupuestal.
3.
Presupuestos de Ventas, Producción y Caja
3.1.
Conceptos y terminología del sistema presupuestal.
¿Qué
es la planeación financiera?
La planeación financiera es el
proceso mediante el que se decide cómo se utilizarán los recursos de una
organización o empresa para alcanzar los objetivos planteados con anterioridad.
Los resultados obtenidos por
una empresa no pueden ser cuantificados como favorables o desfavorables si no
existió previamente un objetivo, es decir, la planeación del logro que se quiere
alcanzar o la definición de los objetivos hacia los cuales se conducen las
actividades por medio de la denominada planeación
estratégica, la cual proporciona las directrices, metas, prioridades,
opciones y tareas a realizar.
Por lo tanto, la planeación estratégica se realiza con
la finalidad de establecer cómo se aplicarán los recursos con que cuenta la
empresa y orientar las estrategias y las políticas hacia el logro de los objetivos.
Tendrá que concretizarlos por medio del presupuesto,
permitiendo medir numéricamente la viabilidad de dichas estrategias, políticas
y procedimientos.
Para lo anterior, es
fundamental implementar un sistema de control presupuestal que consiste en un
conjunto de procedimientos y recursos que, usados adecuadamente y con
habilidad, permiten a la administración planear,
coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y
operaciones de una empresa con el fin de maximizar sus utilidades con los
mínimos recursos y esfuerzos.
Conceptos
del sistema presupuestal
Consiste en la planeación de
las actividades propias de un negocio, requeridas para su adecuado
funcionamiento y cumplimiento de sus objetivos.
La importancia de la
contabilidad administrativa en el proceso de toma de decisiones, en la planeación y en el control. Así los
presupuestos son una herramienta administrativa para proyectar y controlar las
operaciones.
No
se puede controlar lo que no se ha planeado, por lo que se afirma que no se
puede controlar algo que no está previamente establecido por medio de la
planeación, siendo una condición que para que exista el control tiene que
existir la planeación.
La planeación y el control son
la clave de una buena administración y los presupuestos son utilizados como
parámetros de medición del desempeño, comparando lo estimado con el desempeño
real.
Toda entidad económica debe
establecer con exactitud cuál es su meta y los medios para alcanzarla estableciendo
planes a corto plazo, normalmente a un año por medio del presupuestos maestro,
el cual resume todas las actividades de la empresa e incluye un conjunto
estructurado de programas de operación y estados financieros proyectados
detallados.
Los presupuestos son esquemas
detallados en los que se establece la forma de trabajar en cada una de las
áreas funcionales de la empresa, por ejemplo, ventas, producción, compras,
etc., facilitando el control al establecer parámetros que permiten medir su
eficiencia.
Clasificación
de los tipos de presupuestos.
CLASIFICACIÓN
DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN SU FLEXIBILIDAD
RÍGIDOS,
ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOS
Por lo general se elaboran
para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los
ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un
control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural,
político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta
forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente
utilizaba el sector público.
FLEXIBLES
O VARIABLES
Los presupuestos flexibles o
variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las
circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y
gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen
amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos
indirectos de fabricación, administrativos y ventas.
CLASIFICACIÓN
DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN
A
CORTO PLAZO
Los presupuestos a corto plazo
se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.
A
LARGO PLAZO
En este campo se ubican los
planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los
planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período
presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los
lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones
económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha
contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del
ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema
financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados
internacionales.
CLASIFICACIÓN
DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA
DE
OPERACIÓN O ECONÓMICOS
Incluye la presupuestación de
todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo
contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado.
Entre éstos podrían incluirse: Ventas,
Producción, Compras, Uso de Materiales, Mano
de Obra, Gastos Operacionales.
FINANCIEROS
Incluyen él cálculo de
partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en
este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido
como de erogaciones capitalizables.
Presupuesto
de Tesorería
Se formula con las
estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil
realización. También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque
consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos
monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de
deudas, amortización u otros.
Presupuesto
de Erogaciones Capitalizables
Controla las diferentes
inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones
particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de
edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas
de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su
disponibilidad de tiempo.
CLASIFICACIÓN
DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN
PRESUPUESTOS
DEL SECTOR PÚBLICO
Los presupuestos del sector
público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la
inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades
oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables
como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del
gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión
de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de
interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.
PRESUPUESTOS
DEL SECTOR PRIVADO
Los utilizan las empresas
particulares como base de planificación de las actividades empresariales.
Importancia
del sistema presupuestal para la toma de decisiones.
El presupuesto surge como
herramienta moderna del planeamiento y control al reflejar el comportamiento de
indicadores económicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes
aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.
Objetivo
de los presupuestos.
Como se puede apreciar, el
presupuesto es fundamental en el proceso de planeación y tiene entre otros, los
siguientes objetivos:
1. Ser un instrumento de apoyo
para el cumplimiento de los objetivos, por medio del presupuesto se establece
lo que se pretende lograr, así como los medios para alcanzarlo.
2. Ser un medio para predecir,
controlar y evaluar el desempeño futuro, presente y pasado. Los presupuestos
significan guías de acción y medios de control para evaluar el desempeño.
3. Ser una herramienta de apoyo
para la optimización de recursos, ante las restricciones de recursos de toda
índole, materiales, humanos, financieros, etc. Las empresas se ven obligadas a
planear el aprovechamiento óptimo de los mismos.
4. Ser un medio de evaluación
de lo planeado con lo realmente logrado, permitiendo a su vez implementar
medidas correctivas ante los escenarios económicos actuales, llenos de
incertidumbre. El cumplimiento de planes es cada vez más difícil, pero por
medio del presupuesto se está en posibilidad de corregir el rumbo al percatarse
del no cumplimiento de lo planeado.
5. Ser un indicador de riesgos
y de oportunidades, por medio del presupuesto se puede instrumentar un plan con
todos los elementos que pueden afectar la buena marcha de los negocios, como son
la competencia, los clientes, proveedores, planes de ventas, compras,
producción, etcétera.
6. Ser un instrumento de guía
para el buen funcionamiento interno, el establecimiento de controles internos
se facilita con la implementación de un sistema presupuestal.
Enliste
ventajas de los Presupuestos
Los presupuestos, como ya se
describió, son de mucha importancia en las etapas de planeación y control en
las empresas, así como en el proceso de toma de decisiones. De manera tajante
se podría asegurar que en esta época de incertidumbre una empresa, que no
planea está destinada al fracaso.
1. Motivan a la alta gerencia
por medio de la delegación de autoridad para que defina adecuadamente los
objetivos básicos de la empresa.
2. Propician que se defina una
estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de
las partes que integran la organización.
3. Incrementan la
participación de los diferentes niveles de la organización.
4. Se mantienen los archivos
de datos históricos al día.
5. Facilitan a la
administración la utilización óptima de los diferentes insumos.
6. Con el fin de alcanzar los
objetivos predeterminados se ejercita la creatividad y criterio profesional
para el mejoramiento de la empresa.
7. Se lleva un control
administrativo adecuado realizando un autoanálisis periódico.
8. Racionalizan de forma
óptima los insumos.
Enliste
desventajas de los presupuestos.
1. Están basados en
estimaciones; esta limitación obliga a que la administración trate de utilizar
determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se
reduzca al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la
confiabilidad de los datos que estemos manejando. En épocas como las actuales,
de inmensa incertidumbre, donde las variables económicas, políticas y sociales
están constantemente en movimiento, el escenario de planeación es un tanto
incierto y poco viable de predecir.
2. Debe ser flexible, ya que
requiere de adecuaciones conforme a los cambios de importancia que surjan; esto
significa que es una herramienta dinámica, pues si surge algún inconveniente
que la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra manera se perdería
su sentido.
3. El elemento humano debe
estar convencido de su utilidad y que ellos serán los principales beneficiados.
Principalmente la alta gerencia, ya que de ellos depende en gran medida el
éxito o el fracaso de la implementación y funcionamiento del sistema
presupuestal.
4. Toma tiempo y costo
prepararlos, no se deben esperar resultados demasiado pronto, e implican
costos. La predeterminación de los elementos que se requieren para su buen
funcionamiento es un proceso laborioso, y en muchos de los casos, incluso
tedioso.
Describa
las características de los presupuestos.
a. De formulación
A)
Adaptación a la empresa. La formulación de un
presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa,
debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus
aspectos; esto es, la adopción de un sistema de control presupuestario no puede
hacerse siguiendo un patrón determinado, aplicable a todo tipo de empresas;
además el presupuestos no es sólo simple estimación, su implantación requiere
del estudio minucioso, sobre bases científicas ( en ciertos casos), de sus
operaciones pasadas de la compañía en que se desea implantar, del conocimiento
de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de las operaciones
futuras.
B)
Planeación, coordinación y control de
funciones. Quien deba formular un presupuesto tiene por lo tanto que partir de
un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si
no se llevara a cabo formalmente, los planes no se realizarán en el momento en
que se presenta alguna situación favorable o desfavorable. No deben tener una
proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido para
lograrlo, es imprescindible coordinar y controlar todas las funciones que
conducirán a alcanzar dicho objetivo.
b. De aplicación
A) Elasticidad
y criterio. Las contantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presión a que
actualmente se ven sometidas las empresas, debido a la competencia, obligan a
los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos
relativamente breves, de ahí que sea preciso que los presupuestos sean
aplicados con elasticidad y criterio, debiendo éstos aceptar cambios en el
mismo sentido en que varíen las ventas, la producción, las necesidades, el
ciclo económico, etc.
c.
De
presentación
A) De
acuerdo con las normas contables y económicas. Los presupuestos si se utilizan
como herramienta de la Administración (pública o privada), tiene como requisito
de presentación indispensable el ir de acuerdo con las normas contables y
económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.), y de
acuerdo con la estructuración contable.
3.2.
Control Presupuestal.
¿Qué
es el control presupuestal?
El control presupuestario
puede definirse como el conjunto de herramientas, mecanismos y acciones que
facilitan el seguimiento del presupuesto con el que cuenta una organización.
Este seguimiento es necesario para controlar las cuentas de ingresos y gastos.
A su vez formula políticas, comparar los resultados actuales con los
presupuestados, adopta medidas correctivas y remediales (si es posible) o
revisar los presupuestos (si es necesario), y atribuye responsabilidades cuando
no se logra el objetivo.
¿Cuál
es el objetivo del control presupuestario?
Uno de sus objetivos es
facilitar la verificación de las metas contables y si se están cumpliendo
durante el período en curso. Otro objetivo es que permite hacer el monitoreo
del estado real de las finanzas, ayudando a establecer medidas y ajustes a
tiempo, de forma previsiva.
¿Cuál
es la importancia del control presupuestario?
La importancia de tener un
presupuesto para el control de las finanzas. El presupuesto es la principal
herramienta que les permite a las personas saber cuáles son sus ingresos y
gastos en un tiempo determinado, y conocer cuánto puede destinar al ahorro. Su
objetivo es prevenir y corregir errores financieros.
¿Cuáles
son los elementos que integran el control presupuestal?
Planeación Estratégica,
Presupuesto, Evaluación del Presupuesto, Control
y Evaluación y Presupuesto de Efectivo.
¿Cuáles
son las ventajas del control presupuestario?
Control de la contabilidad, hace
más eficiente la gestión, facilita la organización de la empresa, permite
anticipar problemas, ayuda a fijar metas realistas y analice la información de
los ejercicios anteriores.
3.3.
Presupuestos de Ventas, Producción y Caja
Concepto
de presupuestos de ventas y su fórmula.
El primer presupuesto que se
elabora es el de ventas, y partimos para determinarlo del pronóstico de ventas
(20,000 unidades), es decir, es lo que se planea vender en el siguiente
periodo. También se proyecta a qué precio se va a vender ($60.00).
Para llevar a cabo el
pronóstico de ventas y la determinación del precio, se hace un análisis de los
factores que pueden influir en las ventas para el periodo presupuestal; éstos
pueden ser factores económicos, como la inflación, el tipo de cambio, la tasa
de interés, la política monetaria, la política salarial, las tasas de
crecimiento esperado, factores de mercado, la demanda, la oferta, el tipo de
mercado, etcétera.
Observe detenidamente el
proceso para llevarlo a cabo.
Presupuesto
1. Ventas Unidades
presupuestadas 20,000
Por: precio de venta $60.00
c/u
=Ventas en valores ($) $1,
200,000.00
Concepto
de presupuestos de producción y su fórmula.
Para presupuestar la producción,
que son las unidades que la empresa tiene que fabricar, se tiene que tomar en
cuenta las unidades que se van a vender pero también las unidades en
existencia. Es decir, las unidades que del periodo anterior ya se tenían, y es
conveniente manejar un margen de seguridad por cualquier contingencia del
nominado inventario final.
Para determinar la producción
del siguiente periodo se requiere el inventario inicial (1,000 unidades) y
final (1,500 unidades) de artículos terminados:
Unidades requeridas
(ventas) 20,000 uds.
Más: Inventario Final Artículos
Terminados 1,500 uds.
Igual a: Unidades necesarias 21,500 uds.
Menos: Inventario inicial Artículos
Terminados 1,000 uds.
Igual a: Producción 20,500 uds.
Concepto
de presupuesto de consumo y compra de materiales y su fórmula.
Presupuesto del requerimiento
de materia prima (consumo)
Para elaborar este presupuesto
y determinar cuánto se requiere de materia prima “plástico” y “acero”, se
consideran los datos de la hoja de costo estándar y el requerimiento de
producción:
Costo unitario estándar (es el
costo que debe ser):
Materia
prima:
Plástico 3 kg a $3.50 c/u $10.50
Acero 2 kg a $4.00 c/u $8.00
Mano
de obra:
75 minutos a $4.00 cada hora $5.00
Cargos
indirectos:
75 minutos a $5.00 cada hora $6.25
Total
$29.75
Presupuesto de compras de
materiales
Para
determinar la compra de materia prima del siguiente periodo, se requiere el
inventario inicial de materia prima plástica (350 kg), materia prima metálica
(400 kg 80l) y final de materia plástica (500 kg), materia prima metálica (800
kg), así como la materia requerida en unidades para la producción determinada
en el presupuesto anterior.
Importancia
del presupuesto de caja y conceptos que lo integran.
Presupuesto de efectivo o
flujo de efectivo. Es una de las herramientas que se utilizan en la planeación
a corto plazo, y es el documento en el cual se reflejan las entradas y salidas de
efectivo que tendrá una empresa en un lapso, determinando los excedentes y en
su caso las faltantes de efectivo; estando en posibilidad de planear las fuentes
de financiamiento o las fuentes de inversión. No hay que olvidar que una de las
tareas de la gerencia de una empresa es el control de los recursos a corto
plazo.
Para llevar a cabo este
presupuesto vamos a emplear tres cédulas. La primera reflejará las entradas en
efectivo del periodo presupuestado. La segunda, todas las salidas en efectivo.
En la tercera se determinará
el nuevo rubro de efectivo, caja o bancos del balance general presupuestado
(pro forma). Para mayor claridad analice el siguiente ejemplo:
La compañía Electronics, S. A.
solicita que elabore su presupuesto de flujo de efectivo para 2023 para lo cual
le proporciona la siguiente información.
El 40% de las ventas son a
crédito y el resto al contado; las ventas a crédito se cobran al final del
siguiente trimestre a la venta.
El saldo de cuentas por cobrar
del último trimestre del año anterior es de $6,000.
A los proveedores se les paga
el siguiente trimestre de la compra; el saldo de cuentas por pagar del último
trimestre del año anterior es de $4,000.00
3. Se compra una nueva máquina
por $10,000.00, que se planea pagar el segundo trimestre (salida
extraordinaria).
4. Se solicita crédito
bancario por $2,000.00, que se otorgará en el segundo trimestre (entrada
extraordinaria).
5. Otros gastos en efectivo
(salida excepcional).
6. Otros ingresos en efectivo
(entrada excepcional).
7. El ISR se pagará en el 1º y
4º trimestre, ascendiendo respectivamente a $2,400.00 por cada uno (salida
norma).
8. Presupuesto de mano de obra
(salida normal).
9. Se cuenta con un saldo
mínimo de $2,000.00 y se desea mantener.
El presupuesto de flujo de
efectivo se realiza bajo el siguiente procedimiento:
Cédula 1. Entradas (cobranza)
Cédula 2. Salidas (pagos por
compras)
Cédula 3. Flujo de efectivo
Los sobrantes se presentan en
el balance como activo circulante en el renglón de inversiones temporales, y en
caso de faltante se presenta en el balance como pasivo a corto plazo como créditos
bancarios.
